How to ask registration questions

Questions are asked in a form, a requirement that registrants fill in as a step of their registration. Each question is a field your organization keeps, so your other events can ask it too, and people who answered it before find their answer filled in, unless it’s sensitive.

Before you start

• You need to manage the event.

Steps

1. In your event’s planner, click การตั้งค่าการลงทะเบียน at the bottom of the sidebar.

   

2. Open the ข้อกำหนด tab.

   

3. Open ข้อกำหนดผู้เล่น for questions each person on the roster answers, or ข้อกำหนดของทีม for questions the person registering the team answers once. Click เพิ่มข้อกำหนด, enter a ชื่อเรื่อง and set the ประเภท to ข้อมูลผู้เล่น (ข้อมูลทีม for a team). A player form also has ผู้ที่ต้องกรอก, to ask only part of the roster.

   

4. Click เพิ่มฟิลด์. Pick a question your organization already asks from เลือกฟิลด์, or click ไม่พบฟิลด์ที่คุณต้องการใช่หรือไม่ สร้างใหม่. In the window, enter the ชื่อฟิลด์, which is the question registrants see, and choose its ประเภทฟิลด์. For a type with ตัวเลือก, click เพิ่มตัวเลือก for each one. Click เพิ่ม.

   

5. Tick ช่องที่จำเป็น if registrants must answer it.

   

6. To ask a question only after a given answer, add it below the question it depends on. Under แสดงเฉพาะเมื่อ, click เพิ่มเงื่อนไข, pick the earlier question and tick the answers that show it. For a number or a date, enter a range instead. With several conditions, the question shows only when all of them match. A hidden question isn’t asked, even if it’s required.

   

7. For a passport number or other sensitive detail, tick ข้อมูลละเอียดอ่อน when you create the field, and choose the ระยะเวลาการจัดเก็บข้อมูล.

   

8. Click บันทึกการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าทั้งหมด.

   

Use a question’s up and down arrows to reorder it, and its bin to remove it. Moving a question above the one its condition reads removes that condition.

Question types

• ข้อความสั้น and ข้อความ: a short or a longer written answer.
• หมายเลข, วันที่, อีเมล, URL and ที่อยู่: an answer of that kind, checked when it’s submitted.
• ตัวเลือก and ดรอปดาวน์: one of your options. ช่องทำเครื่องหมาย: any number of them.

A condition can read a ตัวเลือก, ดรอปดาวน์, ช่องทำเครื่องหมาย, หมายเลข or วันที่ question. To set a team rule on an answer, such as a number of certified referees, use a ดรอปดาวน์ question: see how to set eligibility rules.

Who sees the answers

The form tells registrants that their answers are shared with the event’s organizers. Answers are listed on the planner’s การตอบกลับ page, and in the spreadsheet you download from it.

A question picked from เลือกฟิลด์ is the same field wherever it’s asked: someone who answered it before finds their answer filled in, and can change it.

Sensitive answers

Answers to a question marked ข้อมูลละเอียดอ่อน are kept apart:

• They never fill in another form.
• The การตอบกลับ page shows who answered, never the answer.
• They’re only in the spreadsheet download, and only for members of your organization, members of a co-hosting organization once it has accepted, and people whose event role includes seeing sensitive answers. Every download that includes them is logged.
• Each answer is deleted automatically once the retention period has passed since it was last submitted.
• An eligibility rule can’t count them.